案件要旨:商业秘密的载体,是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载商业秘密的纸介质、磁介质和光盘等各类物品。作为商业秘密的承载者和表现形式,商业秘密的载体关系着企业的核心经济利益。因此,企业必须做好商业秘密载体的标识、移交、管理、使用、销毁等工作,保证商业秘密载体的安全。
本案中,XSJ公司主张其相关的货物运输计划、客户名单等为其商业秘密,却不能提供其主张的属于商业秘密信息的具体内容、范围及载体的相关证据,最终被法院认定为商业秘密不存在而驳回了诉讼。那么,什么是商业秘密的载体,对于商业秘密的载体,企业又该采取哪些措施予以管理和保护呢?
商业秘密的载体,是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载商业秘密的纸介质、磁介质(包括计算机硬盘、软盘、U盘、移动硬盘、磁带、录像带等)和光盘等各类物品,也就是商业秘密的表现形式。对于商业秘密载体的管理保护措施,大致可分为以下五个方面:
首先,企业的商业秘密管理委员会(或管理层)在完成定密工作,确定了商业秘密的范围、内容、知悉人员等事宜后,必须对商业秘密的载体加以标识,以起到告知、警示的作用。具体标识的符号等信息,因根据对商业秘密的定密工作展开,根据密级的不同在载体上标识不同的信息。
其次,商业秘密管理委员会应根据商业秘密定密的具体情况,按照商业秘密的作用、密级、接触人员的范围等不同标准,将商业秘密载体交给不同的管理人员,如财务室、生产车间、数据库等处,均应安置专门的商业秘密管理人员,由这些人员负责本重点区域内的商业秘密载体的管理、安全工作。在移交载体的过程中,须由相关管理人员填写《商业秘密信息表》、《商业秘密载体移交记录》等表格、文件。
第三,商业秘密载体的移交工作完成后,则具体就由各区域的商业秘密管理人员进行保管。管理人员须将载体存放在安全保密的场所,如设置专门放置商业秘密文件、资料的保险柜等。对于储存有商业秘密文档、数据的计算机,应采取不联网、设开机密码、文档密码等措施加以保密。
第四,商业秘密载体的使用可分为查阅、复制和借阅三种。查阅商业秘密载体的,须在管理员的监督下在商业秘密的保管场所进行,查阅人须填写查阅记录,同时不得进行摘抄、复制;须复制商业秘密载体内容的,应当经商业秘密管理委员会批准,填写复制记录,明确复制的范围、数量,并且须在载体管理员的监督下完成复制工作;须借阅商业秘密载体的,应当经商业秘密管理委员会的许可、批准,在商业秘密管理员的监督下填写借阅记录,调取经许可借阅出的商业秘密载体,并应在规定的期限内予以归还。
查阅、复制或借阅了商业秘密载体的员工,应注意做好保密工作,严禁扩大知密人员的范围。一经发现有泄密行为,企业应立即采取相应的措施,并对泄密人员进行处罚。
第五,商业秘密载体管理员应经常对相关载体、设备进行清点、整理和维护。取得新的商业秘密载体的,应及时做好登记、归档工作;收到商业秘密管理委员会予以销毁相关载体的通知的,管理员也应及时进行销毁,销毁方式应彻底、完全,保证相关信息无法再通过工具还原。同时,销毁工作原则上应由两人共同完成,完毕后,应对现场进行清理,并填写销毁记录。
商业秘密载体是商业秘密的承载者,一旦流入不法分子的手中,对企业的打击可以说是毁灭性的。因此,企业必须做好商业秘密载体的管理、保密工作,保证自己核心经济利益的安全。