(一)AG公司与北京安理律师所签订签署《保密协议》和《商业秘密法律服务专项协议》。为了建立商业秘密保密体系,必须让律师了解企业的商业秘密保护现状及商业秘密主要存在哪些关键岗位和部门,需要向律师“交家底”,包括带领律师参观AG公司生产车间、实验室、研发部,包括向律师披露公司技术信息或经营信息的载体。为了确保企业商业秘密安全不外泄,必须与律师事务所签署《保密协议》后,才能向律师全盘托出企业的商业秘密信息。
(二)律师事务所指派擅长商业秘密法律的专业律师进驻AG公司,进行商业秘密专项尽职调查。与AG公司的董事长和总经理分别必要的沟通,对AG公司的领导层对商业秘密保护的意识和重视程度进行了了解。然后主要与AG公司中层干部进行沟通,沟通的形式主要是通过发放《AG公司商业秘密尽职调查问卷》和面谈的方式进行。这个阶段的沟通分为三个部分(1)律师与AG公司主管技术的副总陈军进行沟通,主要目的是了解公司在技术领域有哪些商业秘密需要保护;(2)律师与主管营销的副总霍鑫进行沟通,目的是了解AG公司经营信息,尤其是客户名单保护,公司目前是如何避免跳槽员工带走客户名单与客户进行交易;(3)律师与AG公司人事部、法律部等部门负责人进行沟通,了解公司商业秘密领域的综合管理措施,尤其是对核心技术人员和核心营销团队的商业秘密管理情况,有无签署《保密协议》、《竞业禁止协议》等等;
(三)根据目标企业行业特点(电子、软件、化工、商贸,等等)进行商业秘密信息挖掘。AG公司是一个高科技企业,需要保护的主要是技术信息,同时经营信息也是需要重点保护的。但是由于经营信息(客户名单)相对集中,因此目前面临的威胁较少。与AG公司的法律负责人共同研究,根据AG公司的实际情况,该公司的技术信息以专利形式还是以商业秘密形式进行保护的选择,等等;
(四)根据尽职调查锁定AG公司商业秘密涉及的主要部门和关键岗位(研发核心团队和经营信息集中的管理岗位);
(五)根据我国相关法律结合上述尽职调查结果,初步制定《AG公司商业秘密保护制度手册》。北京市安理律师事务所为企业制定的《AG公司商业秘密保护制度手册》主要包括五大板块:首先是“商业秘密确定、审计体系”,包括若干份文件,分别为《商业秘密定密、密级变更及解密管理办法》、《涉密岗位、人员确定办法》、《要害部门管理办法》、《企业涉密事件应急处理办法》、《会议保密规定》等等;其次是“商业秘密保护业务运行体系”,主要包括《保密审查、审批管理办法》(业务宣传、商业活动、论文发表等)、《重大项目相关人员保密承诺书》等等;第三是“商业秘密保护员工管理体系”,主要包括《企业员工商业秘密保密守则》、《入职谈话笔录》、《保密协议》、《保密承诺书》、《竞业禁止协议》、《离职管理程序及标准》、《离职人员谈话笔录》、《离职人员承诺书》、《员工商业秘密培训制度》等等;第四是“商业秘密保护载体管理体系”,主要包括《涉密载体管理制度》、《传真机和通讯设备使用管理规定》、《涉密计算机管理办法》等等;第五是“商业秘密保护对外合作管理”,第六是“商业秘密保护其他管理制度”,包括《废品、办公、工业垃圾等处理制度》、《门卫保安、电子报警制度》、《参观访问团接待制度》等等。
(六)因为上述《AG公司商业秘密保护制度手册》需要在企业运行,而企业文化各异,有些规定可能不适合企业的实际情况,因此AG公司管理层尤其是涉及商业秘密的核心部门就律师起草的《企业商业秘密保护制度手册》提出修订意见。
(七)北京市安理律师事务所的商业秘密专业律师根据企业提出的修订意见,确定《AG公司商业秘密保护制度手册》的最终文本。
(八)商业秘密专业律师赴企业,对企业员工进行商业秘密专题培训,增强核心员工保密意识,并对企业实施《AG公司企业商业秘密保护制度手册》做观念上的预备。
(九)由于我国立法变化很快,尤其是近年来商业秘密领域案例多发,最高法院在多份司法解释或者座谈会意见中对商业秘密案件审判做出指导。为了切实保护企业商业秘密,确保法律承认企业“采取了适当的保密措施”,企业需要商业秘密专业律师根据我国商业秘密立法及各级法院判例趋势,每年修订《AG公司企业商业秘密保护制度手册》。同时,在每年修订《AG公司企业商业秘密保护制度手册》的同时,应该每年集中对新加入AG公司的员工进行保密培训并要求参加培训的员工签字,这也是未来万一发生商业秘密侵权案件时企业采取保密措施、要求员工保密的证据之一。